Arxiu Intermedi Administratiu i Unitat de Gestió Documental

L'Arxiu Intermedi Administratiu ha d'aplegar la documentació produïda o rebuda pel Govern d'Andorra en l'exercici de les seves funcions que es trobi en fase semiactiva. Aquesta fase s'allarga des dels 5 anys a partir del tancament fins que entra en fase història, als 30 anys. Durant aquest temps l'Arxiu Intermedi Administratiu porta a terme les funcions següents:

• Organitzar i descriure la documentació no creada dins del sistema de gestió documental (actualment es calcula que el volum és d'uns 2.500 metres lineals).
• Gestionar les transferències de documentació dels departaments a l'Arxiu Intermedi Administratiu i planificar les d'aquest Arxiu a l'Arxiu Nacional d'Andorra.
• Aplicar les resolucions de la Comissió d'Avaluació Documental.
• Permetre la consulta d'aquesta documentació d'acord amb les disposicions vigents.

Actualment el projecte està en fase d'organització i registre de documentació del subfons d'Agricultura. Aquest subfons inclou documentació des dels any 50 fins a principis del segle XXI.

La gestió documental és el conjunt d'eines i pràctiques que van encaminades a controlar de manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, la utilització i la disposició dels documents.

Però, per què són importants els documents i la seva gestió en un organització? Els documents permeten prendre decisions i donen evidència de les accions realitzades per l'Administració.

Les funcions principals de la Unitat de Gestió Documental són:

• El disseny, la implantació i el manteniment del sistema de gestió documental al Govern.
• L'elaboració i el manteniment dels instruments, les tècniques i els procediments que formen aquest sistema.
• La formació i l'assessorament del personal de l'Administració en temes de gestió documental.
• L'assessorament i la col·laboració en temes de gestió documental a entitats públiques i parapúbliques.
• La col·laboració i la participació en l'impuls de l'Administració electrònica.

El quadre de classificació és l’instrument del sistema de gestió documental on es representen de manera jeràrquica totes les funcions, activitats i procediments d’una organització.